Електронна трудова книжка. Коментар на промените в Кодекса на труда.

На 10.10.2023 г., в брой 85 на Държавен вестник беше обнародван Закон за изменение и допълнение на Кодекса на труда (влизащ в сила на 1 юни 2025 г.), с който се предвижда дългоочакваната промяна за осъвременяване на остарялата вече система за хронологичното отразяване на трудовата дейност на хората, а именно: премахването на хартиената трудова книжка и заменянето ѝ с електронна такава. Промените са израз на ефективното използване на технологичния прогрес в интерес на обществото. Те се изразяват в дигитализация на трудовите правоотношения чрез:

• създаване на регистър на заетостта към Националната агенция по приходите („НАП“), който ще съдържа информация относно електронните трудови записи на всички работници или служители. Работодателите ще извършват вписвания за обстоятелствата относно сключване, изменение и прекратяване на трудови договори в Регистъра на заетостта.
• издаване на Наредба на Министерския съвет, по предложение на министъра на труда и социалната политика, в която ще се съдържа реда за вписване на обстоятелствата в Регистъра на заетостта. В наредбата ще бъде определен също форматът и редът за съхранение на данните в регистъра, редът и сроковете за вписване, заличаване и удостоверяване на обстоятелства, условията за достъп до данните и др.
• използване на електронен трудов запис за вписване, отразяване и съхранение на данните, свързани с трудовите правоотношения, вместо извършването на това посредством книжно тяло.

Какво представляват електронната трудова книжка и единен електронен трудов запис?

Електронната трудова книжка e новаторско решение на законодателя, заменящо хартиената форма на трудовите записи с дигитална система за съхранение и управление на трудовата информация на работниците и служителите. Единният електронен трудов запис представлява официален източник на данни и обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника или служителя и ще се използва за тяхното удостоверяване. Предвижда се цялостното отпадане на трудовите книжки, а не възможност за избор между електронно трудово досие и книжен вариант. Традиционният формат ще бъде изцяло заменен от електронния трудов запис.

Предвидените промени трябва да бъдат изпълнени в следните срокове:

В срок до 1 юни 2024 г. Министерският съвет следва да приеме Наредба за реда за вписване на обстоятелствата в Регистъра на заетостта.

В срок до 1 юни 2025 г. следва да се изгради Регистър на заетостта към НАП и да се попълнят първоначалните данни в него на база на регистъра на трудовите договори и при необходимост –други източници.

В срок до 1 юни 2026 г. работодателите следва да върнат надлежно оформените трудови книжки на своите работници или служители, като от този момент ще се използва и нововъведеното електронно трудово досие. До влизане в сила на промените хартиената трудова книжка все още ще се зачита за официален удостоверителен документ за вписаните в нея обстоятелства. След този срок същата функция ще има електронният трудов запис. Когато трудовата книжка е изгубена или унищожена, съответната дирекция „Инспекция по труда“ издава нова и вписва данни за трудовия стаж, придобит преди 1 юни 2025 г., въз основа на писмено заявление-декларация на работника или служителя.

Относно държавните служители: В срок до 31 декември 2026 г. или при прекратяване на служебното правоотношение в периода от 1 юни 2026 г. до 31 декември 2026 г. органите по назначаване оформят служебната книжка на държавните служители, като в служебната книжка с цифри и думи се записва продължителността на служебния стаж, положен от държавния служител към 1 юни 2026 г. След оформянето и служебната книжка се връща незабавно на държавния служител. Данните по действащите служебни правоотношения пък следва да се въведат в Регистъра на заетостта от съответния орган по назначаването в срок до 1 юни 2026 г.

Какви са ползите за служителите и работодателите от тези промени?

Целта на предвидените изменения е посредством новите технологии да се намали административната тежест за работодателите, да се повиши защитата на данните на работниците и служителите и да се намалят затрудненията при определяне на трудов стаж, особено в случаи на загуба на трудовата книжка. Употребата на хартиената трудова книжка води до редица други проблеи като например:

• затруднения свързани с разчитането на нечетлив почерк, поставените печати върху текста, избледняване на химикала и изхабяване на хартията;
• липсата на единен стандарт при попълване на трудовите книжки – било то поради различни практики в отделните предприятия, било то поради незнание;
• липса на достатъчно място за поправки в трудовата книжка при допуснати технически грешки;
• носенето на трудовата книжка от служителя на различни места за нейното представяне, оформяне и използване, което довежда до захабяване и накъсване на хартията, а не рядко и до загубата на документа;
• възможност за манипулиране информацията в хартиените трудови книжки.

Електронното водене на данните за трудовия стаж решава в пълна степен горепосочените проблеми, които са свързани най-вече с съхранението на трудовите книжки. Данните и обстоятелствата, свързани с трудовата дейност, ще се удостоверяват от Единният електронен трудов запис, който ще се превърне в официален източник на такава информация. Попълването на записите и на корекциите в електронното трудово досие ще става електронно, без да се налага физическото разнасяне на трудовата книжка. Електронният трудов запис ще осигури достъп до вписаната в него информация в реално време, а промените ще се отразяват веднага.

В заключение следва да отчетем предстоящите промени като проява на позитивното имплементиране на дигиталните технологии в обществения живот с цел неговото подобряване и облекчаване от утежнената процедура по вписване на всякакви промени в трудовите правоотношения. Това ще се отрази най-вече в ускорено администриране на документацията от държавните органи, ще даде яснота, достъпност и сигурност на служителите/работниците и работодателите.

‍

‍